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​ 精细化管理在音视频工程项目管理中的运用

文章作者:和声智能科技 发布时间:2020-04-05 20:18:30 浏览次数:0
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精细化管理将成为工程企业提升管理水平,提高竞争力的有效管理方法。从整体而言,精细化管理涉及到公司(企业)的方方面面,包括了组织结构、制度建设、作业流程、岗位职责等公司的运行机制,同时也包含了公司的人文因素。这很容易给人们产生一种误解,认为推行精细化管理一定要整体调整,一步到位。这样做固然好,但需要精细策划、大量投入,推行的时间也会较长。精细化管理是一个逐步完善的过程,可以从一个节点开始,把一个点做到位、做精细了,这就是精细化管理的开始,然后延伸到一个工作链上,然后形成一个工作面。精细化管理基本的特征就是:重细节、重过程、重基础、重具体、重落实、重质量、重效果,讲究专注地做好每一件事,在每一个细节上精益求精、力争更好,精细化管理需要传承与创新相结合,循序渐进,加强协同,然后实现整体工作效能的提高[1]。

过程管理精细化是精细化管理的精髓,音视频工程项目管理同样强调的是过程管理。从公司运行机制而言,一般可分为职能部门与过程执行部门。本文提到的是项目过程的精细化管理,对项目不同阶段内细分工作界面、明确各个工作界面的接口内容及关系,对细分的工作不仅要明确做什么、谁来做,关键要明确如何做、做成啥样。

在音视频工程项目中,不同系统具有不同的标准及规范,同时各个公司也有自己的管理体系,在实际过程管理中,很多公司也是按这些要求去做的,那为什么有的公司在同质化竞争中脱颖而出,赢得了用户的信赖。究其原因,关键还是赢在了对过程管理的细节上,哪怕只是百分之几的差异。所以,标准、规范、管理体系是精细化管理的基础。不同的地区、不同的系统、不同的工地现场、不同的客户需求都会对项目管理带来一定的差异性,所以每个项目如同一个定制的产品,需要关注项目各个阶段的每一个细节,同时紧密围绕项目管理的4个要素,利用精细化管理理念,把好质量、进度、成本。

1 投标阶段

对工程项目而言,投标阶段的工作尤其重要,细节关乎成败,在此阶段得到了充分的体现,相信各个公司都会有被废标而留下的惨痛教训的经历。绝大部分废标是因为某个不起眼的小疏忽,从而造成前功尽弃。这说明工作不够细致,责任不够明确,流程出了问题。

音视频工程

标书在封标前都会进行审核检查,有的公司制定了三审流程,但忽略了分工界面,审核内容交叉重叠,责任不清,初审人员以为后面还能把关,后审人员以为初审已经把关,结果就是谁也没能把好关。这样的流程不出问题才是侥幸。一般在标书装订前进行一审,审核内容为:标书组成是否与要求相符,有无遗漏,响应程度如何,对扣分项逐一核对,避免被扣分。二审的工作在装订前和装订后进行,审核内容为:标书检查一览表中的所有内容,废标项在二审时都应该被发现,并被消除,检查后,检查表的检查内容都应划勾,并有审核人员签字。三审一般由负责人审核,内容为:检查一审、二审的工作是否已完成;报价、主要设备、承诺等是否与策划一致等。

投标首先考虑的是确保不被废标,这样才有机会展示标书的制作水平与公司的实力。废标原因多种多样,总的包括两个方面,一是招标文件明示的废标项,二是常规废标项。

精细化管理的把控点:

1) 未准时到达开标现场

考虑因素:交通堵塞、飞机延误等。实施方法:限定封标后的时间,异地需提前一天到达。

2) 封标不合规

考虑因素:包装袋、封条、名称、盖章。实施方法:针对每个项目制定封标要求单,检查后划勾。

3) 投标保证金支付不合规

考虑因素:支付方式、到款时间窗口。实施方法:向财务递交付款申请单的同时,附汇款要求。如果未按要求,提早汇款了,那就只能在要求时间内再汇款一次。

4) 漏盖章、签字

考虑因素:公章、造价员章、法人签字、委托人签字。实施方法:在标书需盖章、签字处分别做上标贴。将此项列入检查表中的检查内容,检查后划勾。

5) 证书有效期过期

考虑因素:单位证书、个人证书。实施方法:有关商务资料及时更新,年检换证有专人负责。列入检查表中的检查内容,检查后划勾。

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6) 暗标不合规

考虑因素:封面及装订、文本格式、内页有无公司名称。实施方法:列出招标文件对标书的制作要求。列入检查表中的检查内容,检查后划勾。

7) 目录与页码不符及页码编号错误

考虑因素:重页、漏页、目录。实施方法:参与标书编制人员提交合成稿时应有页码记录,递交合成后有反复的要做页码加减记录,标书合成人员需具备熟练的文本编制技能,页码总数核对准确。列入检查表中的检查内容,检查后划勾。

8) 单价合计与总价不符

考虑因素:小数点错位、合计错误等。实施方法:提交电子文稿时,采用PDF格式。列入检查表中的检查内容,检查后划勾。

以上所列只是常出现的一些废标项,很多是特别小的失误,但结果造成了废标。例如:封标袋结合处要求粘贴封条,大家都会加贴封条,并盖上骑缝章,但有的未在封条上打上“封条”二字,结果被废标;又如:投标保证金要求用网银打到指定账户,有的单位用银行汇款的方式打款到了指定账户,结果被废标。招标书中有的条款只是要求,并没有明示在废标条款中,但不按要求后果自负,已成共识了。所以需要精读招标文件,将废标条款及其他有要求条款制成列表,纳入标书检查表中。

2 深化设计阶段

中标后,需要进行深化设计,深化设计的文件才是项目实施过程的管理与作业的指导文件。深化设计细致与否,关系到项目质量、进度、成本及质量能否得到有效控制。而投标阶段的方案设计只是反应了对招标文件的响应程度,通过投标阶段的方案设计,投标人对系统的规模及实现路径有了基本的了解及把控。深化设计前还需对项目进行进一步了解,与相关方进行充分的沟通,不放过每一个细节,把实施过程中可能会出现的技术和施工问题,在深化设计阶段予以把关,制定详细的解决方案。

此阶段精细化管理的把控点:

1) 施工组织设计

《施工组织设计》包含的内容很多,主要有:编制依据、项目概况、施工准备工作计划、人员组织、机具管理、物料管理、施工方案、作业指导书、进度计划、工程量清单、隐蔽施工节点或分部分项检验方法及记录表单、保护措施、文明施工等。

《施工组织设计》的编制,应根据项目的特殊要求及现场实际情况,编制文件需切合实际,从设计之初选择优化方案,在满足要求的前提下,采用经济性强、可靠性高的施工方案和工艺、强调量化及协同,明确各自职责。各个环节尽可能做到可计量、可检验、可评价,并形成相应的记录表单。对于关键及特殊要求的施工点位,需详述施工方法及施工要求,同时给出检验方法及记录表单。

以音视频工程中的剧场为例,一般将施工方案分成建筑声学装修、音响系统、灯光系统、电影还音系统及舞台机械等五个单位工程,需将每个单位工程分别制定施工方案,其中音响系统工程施工方案包括施工工艺和技术要求两部分内容。

例如:配管及桥架敷设工艺流程:

配管:施工准备→电管预制→测定箱盒位置及固定→管路连接→箱盒清理和防腐处理→技术复核→配管隐蔽验收。

桥架敷设:弹线定位→预埋吊杆、支架→螺栓固定支架与吊杆→金属膨胀螺栓安装→桥架安装→保护接地线→质量验收。

穿线技术要求:

穿线时应用放线架或用手顺线放开,防止扣损伤导线绝缘。放线穿管前先奖线缆开捆破劲,以每根管路为一组,将每组线缆伸直放平后再行穿管。穿管导线在管内不得有接头,接头一定要放在接线盒内。

又如,对扬声器安装的要求:扬声器系统按图纸指定位置进行安装,在舞台上方声桥上的扬声器系统不能直接落在声桥客道上,以防其振。安装时需用钢缆进行非刚性吊装连接。舞台两侧音箱孔内的音箱可直接着落在音箱孔内地面上,然后根据声场需要再作角度调整。舞台上方声桥内的扬声系统在作声场调整时其声中应当对着观众席纵向台口至后墙的2/3处。

其他特别要注意的细节部分:

供电要求:要求音视频供电与灯光系统供电分开,以免互相干扰,要求有专用的音视频接地系统。

系统接地:系统接地与设备保护接地相分开,一定要独立接地,这是影响系统正常工作(特别是引入交流声)的重要原因。应严格按“一点”(或称“星形”)接地方式,避免“地环线”,接地电阻R<2 Ω。总电源用铁管屏蔽,以避免磁场被声频设备拾取产生噪声。

在正确措施方面应包含的内容有:建立正确的体系;施工机械(具)措施及有关规定;检查制度。在不同的时期有不同的防护,通过现场危险源识别,需要及时消除隐患,确保施工平安。

如果《施工组织设计》能成为项目建设周期内的管理手册、作业指导依据、客户服务指南,那么说明这一阶段的精细化管理工作落到了实处。

2) 深化设计图纸及编制设计文件

深化设计图纸应包含哪些内容,细化到什么程度,体现了这一环节的精细化管理水平,总的包括两个方面内容,既要包含施工中需要参照设计要求进行施工的图纸及文件,也应包括竣工后移交用户的图纸(反映实际系统)及系统文件。主要应包含:(1) 系统连接框图;(2) 系统主要技术指标;(3) 系统设备明细表;(4) 系统连接器明细表;(5) 系统布线图(线管、线槽、线缆);(6) 线缆、线管、线槽编号及规格明细表;(7) 线缆布线检验方法;(8) 线缆和连接器接口对照一览表;(9) 线缆连接器接口焊(压)接工艺卡;(10) 系统设备安装布置图;(11) 系统设备安装要求;(12) 系统调试方法;(13) 系统检验规范;(14) 系统检验记录表;(15) 系统使用说明书;(16) 系统维护手册。

设计图纸上的标注及技术要求是否细致,体现了设计精细化的程度。例如:布线图中各个出线点应留出多长的线头;线缆编号及规格明细中有无说明是否带链接器,是成品还是要现场加工。设备安装要求中有无规定设备间连接线缆的走向及固定方法等。

音响工程如果在投标方案中没有进行计算机辅助设计,那么在深化设计时,尽可能采用计算机辅助设计。通过辅助设计能事先获得系统参数,例如:能自动绘出各频率点的总声压级区域图、能反映各点声压级及其不均匀度、能自动绘出直达声压级、自动算出语言清晰度、自动绘出哈斯效应图、自动绘出延时为7,50,80 ms时的声能图、自动绘出空间声线图并能模拟建筑声学环境,自动绘制T60频响曲线。这可以为电声、建声设计提供科学的依据,使扬声器的选择、定位和空间布置到优化。

3 施工阶段

施工阶段是实现项目预期目标的重要环节,此环节要求严格按规范及设计要求施工,不能凭经验及想象盲目施工。对不够清晰或不切实际的施工环节,在项目设计交底时提出,并予以完善。施工顺序,施工工艺都应有据可依,按图施工。施工过程中所有变更项都应有设计人员及相关方的签字确认。施工计划及施工工艺做得越细致,工程进度及质量就越能确保,成本也能得到更好的控制。

施工过程控制文件主要包含:(1)进场报告;(2)现场危险源识别记录;(3)教育及相关记录;(4)机具检验记录;(5)采购计划;(6)施工计划;(7)施工日志;(8)设备、材料检验记录表;(9)设计变更申请单;(10)设备、材料变更联系单;(11)施工节点、分部分项检验记录表;(12)异常问题记录、处理表;(13)工程量申报单;(14)项目周报。

在施工过程中,现场所需物料至少要求提早一天准备到位,并制订、落实3天施工计划。明示各工位干什么、怎么干,配备必要的工具,尽可能降低随机性。按节点及时填报工程量申报单。

4 调试、验收阶段

在工程系统中所应用的产品都应是经过系统论证或已实际应用的成熟产品,调试前各链路都应有检验及测量记录,系统及设备接地符合设计要求。调试时按调试记录表单要求做好系统的功能、性能指标摸底记录,系统在调试时如出现问题,需组织相关人员找出原因,并尽快解决,同时需要做好问题出现的现象、原因、解决方案等的相关记录。若系统有试运行阶段,需要做试运行系统状况记录,确保系统验收一次通过。

音响工程系统测试和工程验收需依据如下国家标准:

GB 4959—2011厅堂扩声特性测量方法[2];GYJ 25—86 厅堂扩声系统声学特性指标;GB/T 14476—93 客观评价厅堂语言可懂度的“RASTI”法[3]。

系统测试主要采用PC-40音频频谱分析仪、RASTI专用测量仪及专用打印机等。

验收前后需形成的文件主要包括:(1)系统测试报告;(2)系统验收报告;(3)系统安装报告;(4)系统质量报告;(5)竣工图纸;(6)项目总结报告;(7)用户使用意见;(8)用户培训记录;(9)项目评估报告。

用户培训在调试阶段比较有效,可以让用户派专人进行观摩或实操,现场了解系统接口及功能,结合培训教材、使用说明书,使培训人员在短期能熟悉并掌握系统的操作。为系统顺利移交打好基础。

5 维护阶段

系统的可靠性及建设方的服务质量在维护阶段能体现,维护的及时性会直接影响到系统的效能发挥,也是考验建设方信誉的关键时段,用户满意度很大程度上在此阶段得到确认。因此,做好维护阶段的工作,需要有相应的制度及体系来保障。

大型剧场舞台音响系统不仅实现了数字化,而且正在向网络化方向发展。数字调音台和数字信号处理技术的广泛使用,使系统不仅具备原来模拟设备的性能和功能,而且通过数字化技术与网络技术的结合,使音响系统发生了质的变化,系统的处理能力和管理能力大为增强。目前越来越多的系统上利用网络技术,实现远程对系统运行状况进行监测,系统出现问题时,可以及时报警提示,甚至可以做到远程控制及帮助解决问题。也有的采用系统运维管理平台,做到及时提醒及处理系统问题。所以,运用科技手段能使精细化管理更能发挥其节约、提高产品质量及可靠性的作用。

6 小结

精细化管理运用在音视频工程项目管理中,可以从点到线,线到面的方式逐渐推进,在项目建设的不同阶段,细分其工作任务,使过程节点可记录,可量化,可考核评估,达到节约、保质量、平安的精细化管理效果。

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